Rechnungen schreiben 2026: PDF, E-Rechnung und die Übergangsphase

Kurzantwort

Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format ermöglichen, zum Beispiel XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Format.

Was 2026 gilt

Nach den aktuellen BMF-FAQ dürfen Rechnungsaussteller in der Übergangsphase bis Ende 2026 grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Eine elektronische sonstige Rechnung wie ein normales PDF setzt dabei grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus.

Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung bis Ende 2027.

Wichtige Ausnahme für Kleinunternehmer

Leistungen von Kleinunternehmern sind nach den aktuellen Regeln von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Inländische Unternehmen müssen seit 2025 grundsätzlich trotzdem E-Rechnungen empfangen können.

Was CrowFlip daraus ableitet

Der CrowFlip PDF-Rechnungsgenerator ist ein Werkzeug für normale PDF-Rechnungen. Er wird nicht als XRechnung-/ZUGFeRD-Generator vermarktet. Für einen inländischen B2B-Fall musst du prüfen, ob für deinen Umsatz eine E-Rechnung erforderlich ist oder eine Übergangsregel/Ausnahme greift.

Für die wirtschaftliche Seite des Verkaufs zeigt die eBay-Gewinnformel, welche Kosten du neben dem Rechnungsbetrag berücksichtigen solltest.

Hypothetischer Arbeitsablauf: Zwei Rechnungen, zwei Formatfragen

Erfundenes Organisationsbeispiel, kein steuerlich geprüfter Einzelfall: Ein Verkäufer stellt heute eine Rechnung für eine Lieferung an einen privaten Endverbraucher aus und eine weitere für einen inländischen Unternehmenskunden. Er möchte beide als einfache PDF verschicken.

Für die zweite Rechnung muss er zuerst klären, ob eine Übergangsregel oder Ausnahme einschlägig ist und welche Formatvereinbarung besteht. Für die erste ist die B2B-E-Rechnungspflicht nicht einfach übertragbar. Die BMF-FAQ, Stand März 2026, beschreiben den Anwendungsbereich. Die Übergangsfristen stehen in § 27 Absatz 38 UStG; die Regeln für Kleinunternehmerrechnungen in § 34a UStDV. Aus der Endung „.pdf“ oder einem professionellen Layout allein folgt keine Antwort.

Ein praktischer Ablauf beginnt deshalb vor der Dokumenterstellung: Empfängertyp, Zeitpunkt der Leistung, eigener steuerlicher Status und gewünschtes Format festhalten. Erst dann das Werkzeug auswählen. Das ist eine Formatentscheidung; die korrekten Rechnungsangaben und steuerliche Behandlung sind separat zu prüfen.

So vergleichst du Rechnungswerkzeuge ohne Fantasierangliste

Das ist keine Zertifizierung einzelner Programme. Eine Funktionsangabe musst du mit einem Test deiner eigenen Unterlagen prüfen. CrowFlips PDF-Rechnungsgenerator erstellt normale PDFs und prüft deine individuelle E-Rechnungspflicht nicht.

Checkliste vor dem Versand

1. Kläre den konkreten Rechnungsfall und das passende Format.
2. Übernimm Käufer- und Verkäuferangaben sorgfältig, nicht aus unbestätigten Chatnachrichten.
3. Prüfe Positionen und Summen gegen den tatsächlichen Verkauf.
4. Stelle sicher, dass eine normale PDF dort zulässig und vereinbart ist, wo du sie verwendest.
5. Halte Originaldatei, Bestellung und Versandweg nachvollziehbar zusammen. Eine PDF-Vorschau allein ersetzt nicht den strukturierten Inhalt einer erhaltenen E-Rechnung.

Muss ich jetzt wegen jedes Privatkaufs ein E-Rechnungsprogramm anschaffen?

Aus einem Privatkauf lässt sich keine pauschale Softwarepflicht ableiten. Entscheidend ist der konkrete Rechnungsfall. Der praktische Nutzen eines Programms hängt zusätzlich von deinen Abläufen ab. Für die Kalkulation des zugrunde liegenden Verkaufs hilft separat die eBay-Gewinnformel.