Rechnungen schreiben 2026: PDF, E-Rechnung und die Übergangsphase

Kurzantwort

Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format ermöglichen, zum Beispiel XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Format.

Was 2026 gilt

Nach den aktuellen BMF-FAQ dürfen Rechnungsaussteller in der Übergangsphase bis Ende 2026 grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Eine elektronische sonstige Rechnung wie ein normales PDF setzt dabei grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus.

Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung bis Ende 2027.

Wichtige Ausnahme für Kleinunternehmer

Leistungen von Kleinunternehmern sind nach den aktuellen Regeln von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Inländische Unternehmen müssen seit 2025 grundsätzlich trotzdem E-Rechnungen empfangen können.

Was CrowFlip daraus ableitet

Der CrowFlip PDF-Rechnungsgenerator ist ein Werkzeug für normale PDF-Rechnungen. Er wird nicht als XRechnung-/ZUGFeRD-Generator vermarktet. Für einen inländischen B2B-Fall musst du prüfen, ob für deinen Umsatz eine E-Rechnung erforderlich ist oder eine Übergangsregel/Ausnahme greift.