PDF-Rechnung 2026: praktisch, aber nicht automatisch E-Rechnung
CrowFlip erstellt normale PDF-Rechnungen. Seit 2025 ist ein einfaches PDF nach der neuen deutschen Definition keine strukturierte E-Rechnung wie XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Format.
Regelstand zuletzt geprüft: 04.10.2026
Typische Pflichtangaben
Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom konkreten Umsatz und möglichen Sonderregeln ab. Für eine normale Rechnung gehören typischerweise diese Angaben dazu:
- Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, soweit erforderlich
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise der zutreffende Steuerhinweis
Was 2026 bei E-Rechnungen gilt
Bis zum 31.12.2026 dürfen Rechnungsaussteller nach der allgemeinen Übergangsregel weiterhin eine sonstige Rechnung verwenden. Ein normales elektronisches PDF setzt dabei grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus.
Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung bis Ende 2027.
Inländische Unternehmen müssen seit 01.01.2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach.
Kleinunternehmer
Leistungen von Kleinunternehmern sind nach den aktuellen Regeln von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, bleibt für inländische Unternehmen jedoch bestehen. Der CrowFlip-Schalter für § 19 UStG steuert den Umsatzsteuerausweis im PDF – er macht aus dem PDF keine strukturierte E-Rechnung.
Häufige Fragen
Primärquelle
Für die zeitabhängigen E-Rechnungsregeln verwenden wir die FAQ des Bundesministeriums der Finanzen, Stand März 2026.
BMF: FAQ zur E-Rechnung